「退職代行」から連絡が来たときの注意点
horei近年、退職代行サービスが急速に普及しており、従業員本人ではなく第三者を介して「退職の意思表示」が届くケースが増えています。
企業側としては、突然の連絡に戸惑うばかりか、手続きやトラブル対応の面からもリスクが伴います。
本記事では、退職代行の種類やその背景、具体的な確認事項、書面での対応方法、そして業務の引継ぎや貸与物の返却といった具体策について、社会保険労務士の視点から詳しく解説します。
目次
退職代行サービスの現状と背景
退職代行サービスとは？
退職代行とは、従業員本人が直接会社へ退職の意思表示を行うのではなく、第三者（退職代行業者）がその手続きを代行するサービスです。
昨今では、依頼件数が急増しており、民間企業、弁護士事務所、あるいは労働組合といった様々な主体がサービスを提供しています。
退職代行の種類とそれぞれの特徴
企業側は、まず連絡が来た主体を正確に把握し、それぞれの特色に応じた対応を行う必要があります。
- 退職代行会社（民間業者）
単なる「伝言役」としての機能が中心。依頼内容を伝えるのみで、法的交渉権はありません。
また、相手方が非弁行為に該当しないかを確認するためにも、業者の信頼性を調査する必要があります。 - 退職代行弁護士
委任契約に基づき、正式に代理人として退職の意思表示や交渉を行います。
弁護士ならではの迅速かつ法的根拠に裏打ちされた対応が期待できますが、依頼範囲の確認が重要となります。
また、退職代行以外にも未払い残業の請求などを含めて交渉がされることもあり得ます。 - 退職代行組合（労働組合）
組合による退職連絡の場合は、団体交渉の形をとることが多く、労働組合法に基づいた交渉手続きとなります。
一般の退職代行業者と異なり、組合独自のルールが適用されるため、対応方法も異なります。
従業員本人の意思確認
退職代行を通じた連絡は、従業員本人が退職を希望しているのか、または第三者の誤解・悪用が含まれていないかの確認が不可欠です。
本人依頼の確認方法
- 委任状・依頼証明の提示
退職代行からの連絡であっても、まずは従業員本人が実際に依頼していることを示す証拠（委任状、LINEやメールのやり取りなど）の提出を求めるべきです。 - 担当者の情報記録
電話連絡の場合は、担当者の氏名、連絡先、所属を記録しておくとともに、その連絡内容を正確に記録しておきましょう。これにより、後日確認が必要となった場合のトラブル防止につながります。
直接の確認とリスク管理
一方で、直接本人へ「なぜ退職代行を利用したのか」などの深い質問をするのは、本人の感情やプライバシーに踏み込みすぎるため、基本的には退職の意思確認に留め、不要なトラブルを回避するのが賢明です。
書面による退職届の提出を必須とする
退職届の意義
退職の意思表示は、法律上、口頭での申し出も認められる場合がありますが、書面の退職届があることで、明確な証拠が残ります。
会社としては、混乱を避け、後日の論争を防ぐためにも必ず書面での提出を求めるべきです。
対応のポイント
- 自社所定のフォーマットにこだわらない
形式的な文面であっても、従業員本人名義であれば退職の意思は認められます。
会社の都合に合わせた「退職届の受理承認書」を発行し、正式に受理した証拠を残すことも有効です。 - 返送された退職届についての取扱い
書面の提出がない場合は「退職の連絡自体は受け付けた」という文書を作成し、今後の手続きの参考資料として保管するなど、記録管理を徹底することが必要です。
雇用形態と労働条件の確認
雇用契約の種類による対応の違い
- 無期雇用契約の場合
労働者の退職意思表示が到達してから２週間経過すれば退職の効力が発生することが民法に定められているため、退職届が提出されなくても、意思表示があれば退職は成立する可能性があります。
ただし、会社は事務手続き上の記録を確実に残す必要があります。 - 有期雇用契約の場合
契約期間中の一方的な解約は原則認められていないため、「やむを得ない事由」があるかどうかを確認し、業務上の損害が発生するリスクを十分に検討する必要があります。
ただし、入社1年を経過した日以後についてはいつでも退職を申し出ることができます。
また、退職代行を通しての連絡の場合、契約上の定めに沿った対応が求められるため、契約書の内容を再確認しましょう。
労働基準法や就業規則との整合性
退職の際には、有給休暇の消化や残業代、手続きの期限など、各種労働条件に関する法律・社内規程を遵守することが重要です。
退職代行が関与している場合でも、企業としての責任は変わらないため、適正な手続きを進めるための内部ルールの確認が必要です。
貸与物の返却と業務の引継ぎ
貸与物の返却方法
会社から貸与しているパソコン、スマートフォン、鍵、制服、名刺などについては、退職前に必ず返却させるよう指示しましょう。
- 返却期限と方法の明示
郵送の場合は、返送料が従業員負担である旨や、送付方法、返却のタイミングを具体的に指示することが必要です。 - 立会いの実施
可能な場合は、返却時に受領確認書を交付するなど、返却の事実を明確に残す方法が望ましいです。
業務の引継ぎについて
退職代行を利用しての退職では、従業員本人が今後の業務の引継ぎに応じないケースも考えられます。
- 引継ぎ内容の書面化
業務上の引継ぎ事項や連絡事項は、必ず書面で記録し、将来的なトラブル防止に努めましょう。
その他、留意すべき事項
交渉権限の所在と範囲確認
退職代行業者が交渉権限を持つかどうか、またその範囲についても確認が必要です。
- 民間型の場合
交渉は基本的に伝言のみであり、退職日の調整や有給消化について、企業と直接従業員がやり取りすべき場合があります。 - 弁護士型の場合
法的な代理権があるため、交渉内容については弁護士からの正式な通知が来ることが多く、これを受け入れるか否か、また自社対応の必要範囲を確認することが大切です。
内部の連携とマニュアル整備
退職代行利用のケースはまだ発展途上のため、各企業でも統一した対応マニュアルが整備されていない場合があります。
- 情報共有と連絡体制の確立
人事担当、労務管理担当、上層部との連携を密にし、各種連絡や対応指示がスムーズに行える体制を整備することが求められます。 - 事例共有によるナレッジマネジメント
過去の事例をもとに、退職代行対応の成功例・失敗例を社内で共有し、今後の対応に活かす取り組みが有効です。
おわりに
退職代行を利用した退職連絡は、企業側にとって予期せぬトラブルや混乱を招くリスクが伴います。
しかし、事前に対応策や内部ルールを整備し、適正な証拠を残すことで、退職に関わるトラブルを最小限に抑えることが可能です。
今後も急速に変化する働き方や労務環境に適応するため、各種対応マニュアルの見直しや内部教育の充実を検討していただくことをお勧めします。
企業担当者の皆様が安心して退職手続きを進められるよう、今回紹介したポイントをぜひ業務に取り入れてください。
退職代行に関するご相談や詳細なアドバイスが必要な場合は、どうぞお気軽にお問い合わせください。
